Какво е основанието в информационно обслужване, да копират нотариалния акт и го пазят 5 години

Какво е основанието и смисъла, когато си правя адресна регистрация в апартамент, моя собственост една трета и две трети собственост на майка ми, да се иска подписа и съгласието на майка ми, която не живее там и е адресно регистрирана в село, че и довеждането и лично в информациооно обслужване, да сложи там подписа, подпирайки се на патерица? Нотариалния акт, е на името на баща ми, който е починал през 1991г. Сестри и братя нямам. Какво е основанието в информационно обслужване, да копират нотариалния акт и го пазят 5 години от мое име от злопотреба? Благодаря Ви.